La saisie de données est une tâche qui peut sembler banale, mais qui revêt en réalité une importance cruciale pour le bon fonctionnement d’une entreprise. En effet, les informations saisies sont souvent utilisées pour la prise de décision ou l’analyse de la performance de cette dernière. Une mauvaise qualité de données saisies peut donc avoir de lourdes conséquences sur la rentabilité et la réputation de l’entreprise. D’où l’importance de s’y pencher sérieusement. Dans cet article, découvrez les problèmes auxquelles la saisie de données fait face et ce qu’il faut faire pour les dévier.
Les erreurs courantes de saisies de données
Un opérateur de saisie peut parfois commettre des erreurs lors de la saisie et le traitement de données. Cela peut être volontaire, mais souvent il s’agit d’un accident, d’un manque d’attention ou tout simplement d’une insuffisance de connaissances. Voici notamment les erreurs qu’ils commettent le plus souvent :
- Erreur de frappe. L’opérateur de saisie peut taper un caractère incorrect sur le clavier. À titre d’exemple, il peut entrer un chiffre incorrect qui est proche du bon chiffre sur le clavier.
- Erreur de format. L’opérateur peut par exemple taper un numéro de téléphone sans le code régional.
- Fautes d’orthographe. Un opérateur de saisie peut mal orthographier des mots par manque d’attention ou tout simplement parce qu’il ne sait pas comment cela s’écrit correctement.
- Il s’agit d’erreurs qui se produisent lorsque les mêmes données sont saisies plusieurs fois dans la base de données.
- Incohérence des données. Parfois, les opérateurs de saisie saisissent des données contradictoires par accident. Par exemple, la date de naissance d’un employé est enregistrée dans la base de données avec une date qui le rendrait trop jeune pour le travail qu’il effectue.
Les conséquences des erreurs de saisie pour l’entreprise
On dit souvent que l’erreur est humaine, mais une simple erreur peut parfois coûter cher à une entreprise. En particulier, s’il s’agit d’une erreur sur des informations d’une grande importante. Cela peut avoir des conséquences sur son fonctionnement, ses performances et sa réputation.
La prise de mauvaises décisions est l’un des principaux problèmes qui peuvent survenir lorsque les données saisies sont incorrectes. En effet, quand des données utilisées pour prendre une décision sont fausses, les résultats peuvent être désastreux. Cela peut par exemple entraîner une perte de revenus, une baisse de la productivité, une diminution de la satisfaction client, etc.
Une autre conséquence des erreurs de saisie de données est la perte de temps et d’argent. Ceux-ci peuvent être la cause de retards considérables dans la réalisation de projets et des tâches administratives. D’autant plus que pour les corriger, cela peut nécessiter d’autres ressources, ce qui peut entraîner des coûts supplémentaires.
La réputation de l’entreprise peut également être affectée par les erreurs de saisie de données. Si les clients et les partenaires commerciaux perçoivent l’entreprise comme peu fiable ou peu professionnelle en raison d’erreurs fréquentes, cela détériorerait son image. Les relations commerciales et la capacité de cette dernière à obtenir de nouveaux contrats seront ainsi en péril.
Comment prévenir ou éviter les erreurs de saisie ?
Pour prévenir ou éviter les erreurs de saisie de données, voici quelques actions que les entreprises peuvent mettre en œuvre :
- Former les employés pour qu’ils soient pleinement efficaces ou opter pour l’externalisation de cette tâche. En faisant appel à une entreprise spécialisée en saisie et traitement de données, vous pouvez être sûre d’avoir une bonne qualité de données saisies.
- Initier les employés à concilier qualité et vitesse.
- Mettre à la disposition des employés des outils de vérification orthographique et grammaticale.
- Effectuer des contrôles de qualité régulièrement.
- Opter pour des outils d’automatisation de saisie de données. Bien évidemment, il faudra toujours procéder à une vérification humaine ensuite pour s’assurer de l’exactitude des données.
